紙帳票にOCRを導入し、
入力作業を75%削減
大量の紙帳票への手入力業務をOCRシステムで自動化。
転記ミスを排除し、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整備しました。
Results — 主な成果
Company Overview
企業概要
創業20年以上の卸売・物流会社。日用品・食料品の配送を手がけ、安定した取引先を持つ一方、デジタル化の遅れにより大量の紙帳票処理が担当者の大きな負担となっていました。
Challenge
抱えていた課題
毎日大量に届く納品書・受領書・請求書を担当者が手作業でシステムへ入力しており、1日あたり数時間の作業が恒常化していました。転記ミスによる取引先とのトラブルも課題となっていました。
- 毎日届く大量の納品書・受領書・請求書を担当者が手作業でシステム入力しており、1日あたり数時間の単純作業が発生していた
- 手入力による転記ミスが定期的に発生し、取引先との照合・修正対応に追加工数がかかっていた
- 紙帳票の物理保管スペースが限界を迎えており、過去データを参照する際に紙の山から探す手間が生じていた
- 月末・年末年始などの繁忙期には入力業務が追いつかず、担当者の残業が恒常化していた
Solution
PHOSSの解決策
帳票の種類・フォーマットを整理した上で高精度のOCRシステムを導入。既存の基幹システムと連携させ、読み取ったデータを自動で取り込む仕組みを構築しました。2ヶ月の並行運用期間を設けて担当者が安心して移行できる体制を整えました。
帳票の種類・フォーマット・量の棚卸しと優先順位設定
取引先ごとに異なる帳票フォーマットを一覧化し、OCR化による効果が高い帳票から着手する優先順位を策定。費用対効果の高い順に着実に自動化を進める計画を立てました。
OCRエンジンの選定・精度チューニング
複数のOCRツールを比較評価した上で、既存システムとの連携性が高いものを選定。主要帳票フォーマットに対応したテンプレートを作成し、読み取り精度を現場要件に合わせて最適化しました。
基幹システムとのデータ連携設定
OCRで読み取ったデータを自動で基幹システムに取り込むフローを構築。確信度が低いデータのみを人が確認する仕組みにすることで、品質を保ちながら作業工数を最小化しました。
並行運用と担当者教育・完全移行
従来の手入力とOCRシステムを2ヶ月間並行稼働。担当者へのOCR操作研修を実施し、疑問点はチャットサポートで即日回答する体制を構築してスムーズな完全移行を実現しました。
Results
導入後の成果
OCRシステム導入から4ヶ月後、以下の成果が計測されました。入力作業の削減にとどまらず、データ品質の向上によって業務全体の精度と効率が大幅に改善されました。
-
入力作業を75%削減 主要帳票へのOCR適用により、月間の手入力作業時間が大幅に短縮。担当者が業務改善や取引先対応などのより付加価値の高い業務に集中できるようになりました
-
転記エラーを90%削減 OCRによる自動読み取りで人的ミスを大幅に排除。取引先との照合・修正対応の工数が激減し、業務の正確性と信頼性が向上しました
-
月次集計作業を60%削減 デジタル化されたデータから自動集計が可能になり、月末の集計・締め作業にかかる時間が大幅に短縮。繁忙期の残業も解消されました