現場ヒアリングによる業務の仕分けで
現場主導の継続的業務改善を実現
実際の業務担当者へのヒアリングを通じて、必要な業務・不要な業務を仕分け。
必要業務の遂行に特化したツール導入と既存ツールの見直しにより、現場が自走できる改善体制を構築しました。
Results — 主な成果
Company Overview
企業概要
地域密着型の工務店・リフォーム会社。新築・リフォーム・メンテナンスと幅広い事業を手がける中で、部署をまたいだ業務フローが複雑化し、現場担当者が本来注力すべき業務に時間を割けない状況が続いていました。
Challenge
抱えていた課題
複数のツール（Excel・メール・紙の日報・複数のチャットアプリ）が混在し、同じ情報を何度も入力する二重・三重の転記作業が常態化。何の業務にどれだけ時間がかかっているか、全体像さえ把握できていませんでした。
- Excel・メール・紙・複数チャットツールが混在しており、同じ情報を複数箇所に入力する二重・三重の転記作業が発生していた
- 「以前からやっているから」と続けられている業務が多く、本当に必要な業務かどうか誰も判断できていなかった
- 各担当者が独自の方法で業務を進めており、引き継ぎや連携の際に情報の抜け漏れ・認識ズレが頻発していた
- 過去にシステムを導入したものの現場に定着せず、結局以前の方法に戻ってしまった経験があり、改善への信頼感が低下していた
Solution
PHOSSの解決策
「まず現場を知る」ことを起点に、全担当者へのヒアリングと業務の仕分けから着手。必要業務の遂行に特化したツールを選定・導入し、既存ツールを整理統合することで、現場が自然と使い続けられる環境を整えました。
全担当者へのヒアリングと業務棚卸し
経営層・管理職・現場担当者それぞれに個別ヒアリングを実施。「誰が・何のために・どれくらいの時間をかけて」行っている業務かを一覧化し、全体像を可視化しました。
業務の仕分け（必要・不要・改善）
棚卸しした業務を「続けるべき業務」「廃止できる業務」「方法を改善すべき業務」の3種に仕分け。現場担当者も交えたワークショップ形式で議論し、納得感のある改廃方針を決定しました。
必要業務に特化したツールの選定・導入
「続けるべき業務」の遂行に最適なツールを選定し、既存の複数ツールを統合・整理。重複入力が発生しない一元管理の仕組みを構築し、現場が迷わず使えるシンプルな運用フローを設計しました。
現場定着化と自走できる改善サイクルの構築
ツール操作研修と並行して、現場担当者自身が「改善点を見つけて提案できる」仕組みを整備。月次の振り返り会議の設計・ファシリテーション支援を通じ、支援終了後も改善が継続する体制を構築しました。
Results
導入後の成果
支援終了から6ヶ月が経過した現在も、現場主導で改善活動が継続しています。数値的な効率化だけでなく、「現場が自分たちで業務を良くしていける」という組織文化の変化が最大の成果と言えます。
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不要業務を30%削減 業務仕分けの結果、全業務の約30%が廃止または他部署へ移管。担当者が本来注力すべき業務に集中できる環境が整いました
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重複入力・転記作業を60%削減 ツール統合と一元管理フローの整備により、同じ情報を何度も入力する転記作業が大幅に削減。入力ミスも減少しました
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現場主導の継続的業務改善を実現 新ツール・業務フローの定着率95%を達成。支援終了後も月次振り返り会議が継続し、現場から改善案が継続的に上がってくる自走できる組織体制が整いました