個人用AI秘書を立ち上げ、
管理業務をAIが自律対応
AIエージェントを導入し、プロジェクト管理・タスク管理をAI秘書として自律的に対応させる仕組みを構築。
管理業務の自動化により、本来注力すべき事業開発・顧客対応に集中できる環境を実現しました。
Results — 主な成果
Company Overview
導入者概要
複数のクライアントプロジェクトを並行して手がけるITコンサルティングのスタートアップ代表。事業開発・顧客対応・プロジェクト推進・バックオフィス業務をほぼ一人で担っており、日々の管理業務に追われて本来注力したい仕事に時間を割けない状況が続いていました。
Challenge
抱えていた課題
複数プロジェクトの進捗管理・タスク起票・リマインド設定・議事録作成など、繰り返し発生する管理業務が毎日積み重なり、1日あたり1〜2時間を費やしていました。AIへの関心はあるものの、何から始めるべきかわからず活用が進んでいませんでした。
- 打ち合わせ後の議事録作成・タスク起票・リマインド設定など、繰り返し発生する管理業務に毎日1〜2時間を費やしており、本来の業務を圧迫していた
- 複数プロジェクトのタスクが煩雑になりがちで、優先順位の確認や対応漏れのチェックに時間がかかっていた
- ChatGPTなどのAIツールに触れていたものの、単発の利用にとどまっており、業務フローに組み込んだ継続的な活用ができていなかった
- 自分に合ったAIエージェントの設計・構築方法がわからず、「便利そうだがどこから手を付ければいいか」という状態が続いていた
Solution
PHOSSの解決策
まず日常の管理業務を棚卸しし、AIエージェントに任せられる業務を特定。プロジェクト管理ツールと連携したAIエージェントを構築し、タスク管理・リマインド・ドラフト作成を自律的に対応させる「個人用AI秘書」を立ち上げました。
管理業務の棚卸しとAI化対象の優先順位設定
日々発生する管理業務を書き出し、「繰り返し性が高い」「判断不要でルール化できる」「時間コストが高い」の観点でAIエージェント化の優先度を評価。最も効果の高い業務から着手する計画を立てました。
AIエージェントの設計・構築
タスク管理・期限リマインド・進捗確認・議事録ドラフト作成の各機能を持つAIエージェントを設計・構築。「どんな情報をインプットすれば、どんなアウトプットを返すか」をシナリオ単位で丁寧に設計しました。
プロジェクト管理ツールとの連携設定
既存のプロジェクト管理ツール・カレンダー・メールとAIエージェントを連携させ、情報を自動収集して自律的に動く仕組みを整備。手動でのデータ入力を最小化し、エージェントが能動的に動作できる環境を構築しました。
動作チューニングと活用レクチャー
実際の業務を通じてAIエージェントの動作を検証し、回答精度・対応範囲を改善。「AIに任せてよい判断」と「人が介入すべき判断」の線引きを整理し、安心して活用できる運用ルールを確立しました。
Results
導入後の成果
AIエージェントの稼働後、管理業務の大部分がAI秘書によって自律的に処理されるようになりました。「以前は管理業務に追われていたが、今は本当にやりたい仕事に集中できている」との声をいただいています。
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管理業務の処理時間を70%削減 議事録作成・タスク起票・リマインド設定などをAIが自律処理。毎日1〜2時間かかっていた管理業務が大幅に削減され、事業開発・顧客対応に集中できるようになりました
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タスク対応漏れを95%削減 AI秘書が期限前に自動でリマインドし、複数プロジェクトの進捗を常に把握。対応漏れや期限超過がほぼなくなり、取引先への信頼性も向上しました
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管理業務をAI秘書が自律対応 時間や場所を問わず24時間稼働するAI秘書が管理業務を自律処理。夜間や週末に届いた情報も自動で整理・タスク化され、翌朝には優先度付きで確認できる体制が整いました